Administracja i Sektor Finansowy

1. ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
2. AUTOMATYCZNE WPROWADZANIE DANYCH ID
3. KONTROLA DOSTĘPU
4. ELEKTRONICZNA INWENTARYZACJA

 ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

Wprowadzenie kodu kreskowego do znakowania dokumentów umożliwia w sposób jednoznaczny zidentyfikowanie każdego dokumentu w instytucji oraz osób odpowiedzialnych za pracę z tym dokumentem.

Dokumenty są jednym z podstawowych nośników informacji w przedsiębiorstwach, urzędach, instytucjach, itd. Wymieniane z kontrahentami oraz używane wewnątrz organizacji biorą udział w niemal wszystkich procesach biznesowych. Od efektywności zarządzania dokumentami zależą takie czynniki przewagi konkurencyjnej jak: sprawność procesów biznesowych, jakość współpracy z kontrahentami czy relacje z pracownikami. Dla ogromnej większości firm obieg dokumentów jest krytycznym czynnikiem skutecznego działania – twierdzi tak 8 na 10 zarządzających firmami.
Elektroniczny obieg dokumentów nie byłby możliwy bez użycia kodów kreskowych. Każdy dokument zawierający kod kreskowy można łatwo kontrolować przy pomocy dobrze sprzężonego systemu informatycznego i urządzeń Auto ID, tj. czytniki kodów kreskowych czy drukarki etykiet. W celu oznakowania dokumentów wykorzystuje się kody jednowymiarowe (1D) i dwuwymiarowe (2D). 

KORZYŚCI:

• większa efektywność pracy
• wyższa jakość obsługi interesantów
• niższe koszty funkcjonowania

Kod kreskowy stanowi unikalny identyfikator, w którym zawarte są informacje na temat drogi jaką dokument przeszedł od kancelarii do archiwum i w którym miejscu w archiwum znajduje się obecnie. Jeśli dany dokument zaginie można łatwo sprawdzić kto ostatnio był w jego posiadaniu.
Kod kreskowy jednowymiarowy pozwala jedynie na oznaczenie dokumentu, wszystkie dane znajdują się w odpowiednim rekordzie bazy danych. Kody dwuwymiarowe są bardziej zaawansowane, gdyż pozwalają zapisać informacje w samym kodzie – do 3 500 znaków. Dzięki temu przy niedużych kosztach można sprawnie oznaczyć każdy dokument zewnętrzny i wewnętrzny oraz sprawdzić: kto, kiedy i z którego komputera go wydrukował.
W kodzie jest także miejsce na dane z samego dokumentu, np. informacje z faktury czy wniosku. Pozwala to na łatwe odtworzenie dokumentu, który uległ częściowemu zniszczeniu. Możemy też przenieść go do odrębnego systemu obiegu dokumentów, np. należącego do innej organizacji. Stosując kody 2D zwiększamy bezpieczeństwo informacji, ograniczamy zbędne wydruki (każda kopia wskazuje na osobę, która ją wydrukowała) oraz zwiększamy elastyczność pracy.

AUTOMATYCZNE WPROWADZANIE DANYCH ID

Nowoczesne technologie Auto ID to obecnie nie tylko znakowanie i identyfikacja towarów czy dokumentów. To również pełna automatyzacja wprowadzania danych do systemów. A to wszystko dzięki technologii OCR i opartych na niej urządzeniach.

Nigdy więcej żmudnego przepisywania danych na klawiaturze! Nigdy więcej literówek w nazwiskach i adresach!

KORZYŚCI:

• sprawne wprowadzanie danych
• kompletność danych w systemie
• eliminacja błędów

Technologia OCR (ang.Optical Character Recognition), umożliwia przetworzenie zeskanowanego tekstu do formy cyfrowej. System oparty na sieci neuronowej odczytuje zarówno treści OCR jak i nie-OCR (strefa VIZ) z dowolnego dokumentu, np. dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy, itd. Do rozpoznawania tekstu wykorzystuje się oprogramowanie, które działa w oparciu o obrazy przesyłane ze skanerów i kamer cyfrowych. Czytniki OCR wykrywają fałszywe dokumenty, odczytują kody 1D i 2D, dekodują dane z kart zbliżeniowych, paszportów biometrycznych lub kart procesowych. W zaledwie kilka sekund wprowadzamy wszystkie potrzebne dane z dokumentu tożsamości. Zabudowane w kioskach tworzą punkt samoobsługowy do wypełniania wniosków, formularzy, zawierania polis ubezpieczeniowych - od zapisania w systemie imienia i nazwiska, po wypełnianie całych formularzy. Jednym wdrożeniem eliminujemy błędy w bazie danych oraz przyśpieszamy działanie naszego procesu. To idealne rozwiązanie wszędzie tam, gdzie zbierane są dane petentów: lotniska, urzędy, szpitale, przychodnie, recepcje firmowe.

KONTROLA DOSTĘPU

Systemy identyfikacji i kontroli dostępu stają się niezbędne w każdej firmie, instytucji. Umożliwiają ograniczenie dostępu do wybranych pomieszczeń czy stref osobom postronnym i nieuprawnionym.

Systemy te występują w trzech grupach, gdzie autoryzacja odbywa się za pomocą:

• Czegoś co znasz – PIN, hasło
• Czegoś co masz – karta plastikowa, token, klucz
• Czegoś co Cię odróżnia – cecha biometryczna

 KORZYŚCI:

• całkowita kontrola dostępu do budynku lub jego części
• możliwość nadawania uprawnień pracownikom i dostępu do poszczególnych pomieszczeń
• zwiększenie bezpieczeństwa – ochrona informacji, mienia i osób
• możliwość integracji z innymi systemami – rejestracja czasu pracy, logowanie do komputera

System może działać w oparciu o elementy zbliżeniowe (np. karty, breloczki), w których pamięci zakodowany jest unikalny numer seryjny. Po zbliżeniu np. karty do czytnika urządzenie dekoduje jego numer identyfikując w ten sposób posiadacza.
Karta plastikowa służyć może również jako identyfikator z nadrukiem danych, czy też zdjęcie użytkownika. Posiada dodatkowe formy zabezpieczeń przed sfałszowaniem jak hologramy czy druk w UV. Do zadruku kart i nanoszenia poszczególnych elementów ochronnych mogą posłużyć nam drukarki kart, np. Zebra ZXP8 – urządzenie retransferowe dedykowane do kart chipowych i zbliżeniowych, zestaw QuikCard dający gotowe rozwiązanie i możliwość druku kart od ręki.
Systemy biometryczne mogą opierać się na rozpoznawaniu linii papilarnych, geometrii dłoni czy też charakterystycznych cech tęczówki oka. Są obecnie najbezpieczniejszym i najwygodniejszym narzędziem do autoryzacji. Eliminują niebezpieczeństwo zapomnienia hasła, PIN-u oraz zgubienia, a nawet kradzieży kart czy tokenów kontroli dostępu.

ELEKTRONICZNA INWENTARYZACJA

Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i terminale przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Każdy środek trwały, jak również wszystkie elementy wyposażenia podlegające ewidencjonowaniu posiadają unikalny numer inwentarzowy. Logicznym więc jest przeniesienie tego numeru na etykietę umieszczoną następnie na środku trwałym.

KORZYŚCI:

• kontrola środków trwałych
• lepsze zarządzanie majątkiem trwałym instytucji
• sprawny proces inwentaryzacji

W związku z wymaganą odpornością etykiety inwentarzowej na ścieranie i czyszczenie, stosowane są najczęściej etykiety winylowe i kalki żywiczne. W celu umożliwienia automatycznej inwentaryzacji – numer inwentarzowy kodowany jest w postaci kodu kreskowego, który odczytywany jest przez czytniki laserowe w ułamku sekundy. Proces inwentaryzacji polega na odczytywaniu i zapamiętywaniu kodów kreskowych przez terminal mobilny, a następnie po przesłaniu tych informacji do systemu, na porównaniu z ewidencją środków trwałych lub księgowym stanem magazynu.